Digitalisering – Udvælgelse af materiale til digitalisering

I hvilken rækkefølge skal man digitalisere sine samlinger? Hvor skal man begynde og hvor skal man ende? Denne artikel præsenterer nogle af de overvejelser, man bør gøre sig, når man skal prioritere sin digitaliseringsindsats.

Introduktion

Digitalisering af kulturarvsmaterialer tjener to formål: Bevaring og formidling. Da det er dyrt at digitalisere, ville det selvfølgelig være optimalt, hvis den eller de samlinger, man udvælger, tilgodeser såvel formidlings- som bevaringsformål. Men en samling, som er under risiko for nedbrydning og derfor bør digitaliseres snarest muligt ud fra bevaringshensyn, er desværre ikke altid den mest efterspurgte. Institutionerne må derfor forholde sig til en række forskelligartede kriterier for at udvælge, hvad man vil digitalisere og i hvilken rækkefølge.

De færreste institutioner kan finansiere større digitaliseringsprojekter af deres egne driftsmidler. I det daglige vil der primært være tale om at digitalisere enkeltstående værker, når det bliver efterspurgt (on demand – fx avisartikler, lydoptagelser, mv.), evt. mod betaling. Større digitaliseringsprojekter finansieres hyppigst med fondsmidler eller særlige puljer, og de fleste sponsorer lægger vægt på, at formidlingsaspektet tilgodeses, mens bevaringsaspektet sjældent kan tiltrække eksterne midler. Bevaring anses for at være institutionernes eget ansvar, som de må betale af deres løbende drift. Læs mere om planlægning af digitaliseringsprojekter.

Selektionskriterier

Før der træffes beslutning om, hvad der skal udvælges til digitalisering, bør man kende bevaringstilstanden og vurdere indholdet af alle sine samlinger. For hver samling skal man tage stilling til følgende spørgsmål:

Er bevaringen af samlingen en lovbunden opgave for institutionen?

  • Eksempel: Det Kongelige Bibliotek1 har ifølge Lov om pligtaflevering bevaringsansvar for danske bøger og tidsskrifter, mens Statsbiblioteket1 har bevaringsansvar for aviser, cd’er, dvd’er og radio/tv. Det Kongelige Bibliotek vil derfor prioritere digitalisering af bøger og tidsskrifter højere end Statsbiblioteket, som vil fokusere på at prioritere digitalisering af aviser og audiovisuelle medier.

Er samlingen nedbrydningstruet (mediet og/eller udstyret)?

  • Hvis institutionen har bevaringsansvaret for samlingen, vil dette kriterium vægte meget tungt. Foretages der intet, vil samlingen gå tabt.

Er samlingen efterspurgt?

  • Stor efterspørgsel af en samling kan være et tungtvejende argument for at digitalisere den, også selv om den ikke er nedbrydningstruet. Digitalisering vil kunne tilgodese brugerne (nem og hurtig adgang) og skåne originalmaterialerne (de slides ikke ved brug) samt evt. give institutionen en effektiviseringsgevinst (besparelser på grund af færre manuelle ekspeditioner).

Er samlingens kulturhistorisk interessant eller af forskningsmæssig værdi?

  • Svaret på dette spørgsmål vil bero på en subjektiv vurdering, men kan evt. besvares i samråd med relevante forskningsmiljøer. Det kan fx vise sig, at man skønner det tilstrækkeligt blot at digitalisere et repræsentativt udsnit af samlingen.

Er samlingen sjælden eller unik?

  • At en samling er unik eller sjælden, behøver ikke i sig selv at betyde, at den skal opprioriteres på digitaliseringsranglisten. Hvis den er holdbar og opbevares under betryggende forhold, haster det ikke. Hvis samlingen derimod er nedbrydningstruet og/eller stærkt efterspurgt, er der god grund til at fremskynde digitaliseringen.

Som det ses af ovenstående gennemgang, kan der ikke gives en entydig facitliste over, i hvilken rækkefølge man skal digitalisere sine samlinger. Selektionen vil altid afhænge af en kombination af de forskellige kriterier og deres indbyrdes vægtning.

Myndigheder gennemfører også digitaliseringsprojekter. I denne sammenhæng gælder det, at statslige myndigheder kun må kassere bevaringsværdige arkivalier, der er skannet ind i et system, som er anmeldt til og godkendt af Rigsarkivet.

Reglerne for kommuner og regioner findes i ”Bekendtgørelse om anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner”, bek. nr. 740 af 26. juni 2013, og  for statslige myndigheder findes reglerne i ”Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer”, cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013.

Litteratur

Digital Preservation Coalition har udarbejdet et interaktivt ’beslutningstræ’, som kan hjælpe institutionerne med at prioritere bevaringsindsatsen for de enkelte samlinger

Desuden findes en lang række artikler om selektion, bl.a.:

Gertz, Janet. “Selection for Preservation in the Digital Age.” Library Resources & Technical Services 44, no. 2 (2000): 97-104.

Majella Breen, Gila Flam, et al (Ed.), International Association of Sound and Audiovisual Archives, IASA Editorial Group, Printed in Hungary, 2003, 20 pp.

Paul Ayris, Guidance for Selecting Materials for Digitization, 1998

Analyzing Selection for Digitization. Current Practices and Common Incentives, D-Lib Magazine (September/October 2009. Volume 15. Number 9/10)

Eva Fønss-Jørgensen, Statsbiblioteket, januar 2013 | opdateret januar 2015


1. Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek fusionerede pr. 1. januar 2017. Med afdeling i hhv. Aarhus og København er institutionerne nu samlet under navnet: Det Kgl. Bibliotek. Da Det Kgl. Bibliotek var to adskilte institutioner under udgivelsen af denne side, er teksten beholdt uændret.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *