Lovgivning – Hvilke love er vigtige inden for digital bevaring?

Må man bevare alt digitalt materiale, man kan finde, eller er der nogle hensyn, man skal tage i forhold til lovgivningen? Se herunder for en nærmere beskrivelse af de love, der har størst indflydelse på arbejdet med digital bevaring.


Digital bevaring og lovgivning

Digitalt materiale går til grunde over tid, hvis man ikke gør en aktiv indsats for at bevare det. Men i arbejdet med digital bevaring er det også vigtigt at forholde sig til, at der gælder særlige regler for, hvad man må og ikke må bevare for eftertiden.

I det følgende redegør vi for to vigtige bevaringslove, nemlig pligtafleveringsloven og arkivloven, samt for persondataloven, som sætter visse grænser for, hvad der bør bevares.

> Gå direkte til information om Arkivloven
> Gå direkte til information om Persondataloven

Pligtafleveringsloven

I Danmark har vi i over 300 år haft pligtaflevering af alt, hvad der er blevet trykt. Det opbevares på Det Kongelige Bibliotek1 og på Statsbiblioteket1 i Århus. Pligtafleveringsloven er med mellemrum blevet moderniseret, senest i 2005, og omfatter nu alle værker, der udgives eller offentliggøres i Danmark og dermed nu også danske radio- og tv-udsendelser samt alt, hvad der offentliggøres på den danske del af internettet. Detaljerede oplysninger om pligtafleveringsloven findes her.

Udgivne værker

Et værk anses for udgivet, når eksemplarer af værket med ophavsmandens samtykke er bragt i handelen eller på anden måde spredt blandt almenheden. Udgivne værker er altså værker, som distribueres på et medie i form af fysiske eksemplarer. Musikoptagelser og film samt multimedieværker udgives nu normalt på cd eller dvd, som køberen eller låneren kan tage med sig og benytte hjemme.

Alle sådanne værker er afleveringspligtige og opbevares på Det Kongelige Bibliotek og på Statsbiblioteket i Århus, hvor man som låner kan få adgang til at bruge dem

Offentliggjorte værker

Når et værk lovligt er gjort tilgængeligt for almenheden, som fx når en film eller et musikværk spilles, eller et værk vises på dataskærm, anses for offentliggjort. Som offentlig fremførelse betragtes også

  • udsendelse i radio eller fjernsyn
  • tilrådighedstillelse i databaser, hvortil almenheden har adgang fra et selvvalgt sted
  • fremførelse i en erhvervsvirksomhed, der finder sted for en større kreds.

Afgørende for, om almenheden har adgang, er ikke, at der er gratis adgang, men at enhver, der måtte ønske det, og som opfylder eventuelle nødvendige betingelser (fx ved at have købt en billet) kan få adgang. Beslutningen skal altså ligge hos den enkelte bruger.

Film

Danske spillefilm, inklusive kortfilm og reklamefilm, afleveres til Det Danske Filminstitut og opbevares der. Kopier af reklamefilm og tv-reklamer fra TV 2 findes også på Statsbiblioteket i Århus, der også giver adgang til dem.

Radio- og tv-udsendelser

Statsbiblioteket i Århus optager og bevarer alle DR og TV 2’s landsdækkende udsendelser. Derudover optages radio- og tv-udsendelser således, at man tilstræber at kunne bevare et repræsentativt udvalg af danskproducerede udsendelser.  Regionale tv-udsendelser samt lokalradio og -fjernsyn optages og bevares i udvalg, fortrinsvis fra uge 46.

Har man optagelser af lokale eller regionale radio- og fjernsynsudsendelser, kan man ikke uden videre gå ud fra, at de findes på Statsbiblioteket i Århus. Ønsker man dem bevaret, kræver det normalt en lokal indsats. Lokalhistoriske arkiver indsamler og bevarer materiale af lokalhistorisk interesse.

Information om hvad der mere præcist indsamles og bevares i medfør af pligtafleveringsloven samt om mulighederne for at kunne benytte samlingen, kan ses her, hvorfra det også er muligt at kontakte Mediesamlingen.

Internet

Materiale, som offentliggøres på den danske del af internettet, indsamles og bevares af Netarkivet.dk, der er en fælles organisation, dannet af Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket i Århus. Materiale anses som dansk, når

  1. det offentliggøres fra internet-domæner, der særligt er tildelt Danmark eller
  2. det offentliggøres fra andre internet-domæner men er rettet mod et publikum i Danmark.

Offentliggjort materiale kan være frit tilgængeligt for enhver bruger uden nogen form for modydelser. Det kan også være beskyttet, således at der er tilknyttet krav om modydelser fra brugeren, fx ved betaling eller ved at man skal identificere sig. For at materiale af denne art kan anses for offentliggjort, må der være tale om en modydelse, der i princippet kan leveres af enhver.

Materiale, som ikke anses for offentliggjort, kan være informationer i intranet eller lukkede ekstranet, e-mails og andet, som er beregnet for en begrænset personkreds, fx en virksomheds medarbejdere, en forskergruppe eller lignende. Et kreditoplysningsbureaus registre, der kun er tilgængelige for abonnenter og kun under bestemte vilkår, kan heller ikke siges at være offentliggjort.

Netarkivet indsamler internetmateriale ved at lave

  • fire årlige tværsnitshøstninger (indsamling af alt det danske materiale, som er tilgængeligt på internettet).
  • Ca. 80 selektive høstninger (indsamling af alt materiale, som offentliggøres på ca. 80 udvalgte netsteder ud fra en vurdering af materialets værdi for eftertiden).
  • to-tre begivenhedshøstninger (indsamling af materiale, der knytter sig til en bestemt begivenhed, og som giver eftertiden mulighed for at følge såvel begivenheden som reaktioner på den).

Via tværsnitshøstningerne er alt dansk materiale på internettet i princippet indsamlet og bevaret i Netarkivet, hvis det ligger der mere end fire måneder. Men internettet vokser hurtigt, og det har vist sig vanskeligt at nå fire høstninger om året. Det er derfor mere sikkert at regne med, at der ikke nås mere end to høstninger, og at materiale derfor skal ligge på hjemmesiden i mindst seks måneder, før man kan være rimeligt sikker på, at det bliver høstet.

Har man offentliggjort materiale på en hjemmeside på internettet, og man ønsker at det bevares, kan man spørge Netarkivet om det er indsamlet. Hvis ikke det er (eller forventes at blive) indsamlet, må man selv bevare det, og man bør så sikre sig, at der ikke i persondataloven er noget til hinder herfor.

Du kan finde flere oplysninger om pligtaflevering af internetmateriale her.

Anvendelse af pligtafleveret materiale

Adgangen til og anvendelsen af det pligtafleverede materiale er reguleret af ophavsretsloven og af de hensyn, der følger af pligtafleveringsinstitutionernes forpligtelse til at sikre materialet for eftertiden. Som hovedregel kan pligtafleveret materiale dog altid gøres tilgængeligt for enkeltpersoner til personligt gennemsyn eller studium på stedet.

Undtaget fra denne hovedregel er Netarkivet, hvortil der kun kan gives adgang til forskningsformål ifølge persondatalovens § 10. Baggrunden for dette er, at Netarkivet indeholder følsomme personoplysninger, og at disse ikke hidtil har kunnet adskilles fra det materiale, som ikke indeholder følsomme personoplysninger, og hele arkivet derfor betragtes som følsomt.

Arkivloven

Offentlige arkivalier

Ved arkivalier forstås enhver type af information, som ikke umiddelbart er skabt med henblik på offentliggørelse. Arkivalier, som er produceret af eller behandlet af offentlige myndigheder, er offentlige arkivalier og underlagt arkivloven. Ifølge arkivloven og den tilknyttede bekendtgørelse, der regulerer de offentlige arkivers virksomhed, fastsætter rigsarkivaren nærmere regler om bevaring og kassation af offentlige arkivalier.

Digitale arkivalier kan både være data i databaser, digitalt skabte dokumenter i et ESDH-system, og dokumenter, som er skabt i analog form og siden digitaliseret.

Statslige myndigheder skal anmelde systemer, der indeholder digitale arkivalier, til Rigsarkivet. Det gælder, uanset om det vedrører et it-system med eller uden dokumenter. I forbindelse med anmeldelsen beslutter Rigsarkivet, om materialet skal bevares for eftertiden og dermed afleveres til et offentligt arkiv. Hvis data skal bevares, skal Rigsarkivet godkende it-systemet med henblik på at sikre, at der kan produceres en arkiveringsversion af data i systemet.

Kommunale eller regionale myndigheder skal selv vurdere materialet ud fra de overordnede bevaringsregler, som Rigsarkivet har fastsat for regioner og kommunerKommunale og regionale myndigheder kan aflevere enten til Rigsarkivet eller til et kommunalt eller regionalt arkiv, som er oprettet iht. arkivlovens § 7.

Offentlige myndigheder kan kun aflevere deres digitale arkivalier til et offentligt arkiv. Statslige myndigheder skal aflevere deres bevaringsværdige arkivalier til Rigsarkivet.

Data, som ikke skal bevares efter Rigsarkivets regler, skal slettes, når der ikke længere er retligt eller administrativt brug for dem.

Bevaringsværdige digitale arkivalier skal afleveres i form af arkiveringsversioner. En arkiveringsversion er en kopi af data i et standardiseret, systemuafhængigt format, med bestemte regler for tegnsæt, dokumentformater, struktur og dokumentation. De nærmere specifikationer for arkiveringsversioner er udstedt af Rigsarkivet i bekendtgørelsesform. Vejledninger og hjælpematerialer til bekendtgørelsen findes på Rigsarkivets hjemmeside.

Private arkivalier

Privatpersoner samt organisationer og virksomheder, der ikke er en del af den offentlige forvaltning, kan vælge at bevare digitale arkivalier hos sig selv eller at aflevere det til en bevaringsinstitution, som ønsker at modtage det. Hvis man bevarer materialet hos sig selv, skal man sikre sig, at der ikke er tale om materiale, der indeholder personoplysninger, som er omfattet af en sletningsfrist i henhold til anmeldelse til Datatilsynet efter lov om behandling af personoplysninger.

Anvendelse af arkivalier

For digitalt materiale, der er afleveret til offentligt arkiv, gælder arkivlovens bestemmelser om tilgængelighed. Arkivalier er normalt alment tilgængelige efter 20 år. Materiale, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private, herunder økonomiske, forhold er tilgængelige efter 75 år.
Ved aflevering af materiale fra private arkivskabere træffes aftale om tilgængelighed til materialet.

Persondataloven

Herunder beskrives de områder, hvor persondataloven kan have betydning for privates bevaring af digitale data.

Loven gælder for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Loven gælder desuden for anden ikke-elektronisk systematisk behandling, som udføres for private, og som omfatter oplysninger om personers private eller økonomiske forhold eller i øvrigt oplysninger om personlige forhold, som med rimelighed kan forlanges unddraget offentligheden.

Persondatalovens meget brede anvendelsesområde indebærer, at den også rækker ind på det privates område. Den omfatter således ikke kun private erhvervsvirksomheder, organisationer, foreninger og stiftelser, men også privatpersoners behandling af personoplysninger. Ifølge persondatalovens § 2, stk. 3 gælder loven dog ikke for behandlinger, som en person foretager i privat regi, som fx ved i forbindelse med privat korrespondance at føre et adresseregister over familie, venner og bekendte eller et register til brug for slægtsforskning.

Derimod vil man ikke som led i en aktivitet af rent privat karakter lovligt kunne foretage en systematisk indsamling og registrering af følsomme eller fortrolige personoplysninger. Disse omfatter:

  • Følsomme oplysninger: oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold.
  • Fortrolige oplysninger: oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold, herunder økonomiske forhold.

Hvis man ikke lovligt kan behandle en personoplysning, kan man heller ikke lovligt bevare den.

Persondataloven hindrer ikke offentlig omtale af enkeltpersoners forhold, hvis det fx drejer sig om deltagelse i debatter på internettet. Det kan ske af hensyn til informations- og ytringsfriheden, og det er der i persondatalovens § 2, stk. 2 taget højde for, idet loven ikke finder anvendelse, hvis det vil være i strid med informations- og ytringsfriheden. Derimod vil man som privatperson næppe uden for en sådan sammenhæng lovligt kunne lægge personoplysninger ud på en hjemmeside uden først at have indhentet den pågældendes samtykke.

Når det gælder personoplysninger, bør man udvise stor omhu, og det anbefales at søge vejledning hos Datatilsynet.

 

Jan Dalsten Sørensen, Rigsarkivet og Harald von Hielmcrone, Statsbiblioteket / november 2010. Revideret september 2012 og november 2015.


1. Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek fusionerede pr. 1. januar 2017. Med afdeling i hhv. Aarhus og København er institutionerne nu samlet under navnet: Det Kgl. Bibliotek. Da Det Kgl. Bibliotek var to adskilte institutioner under udgivelsen af denne side, er teksten beholdt uændret.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *