Planlægning – Hvordan planlægger man et digitaliseringsprojekt?

Arkiver, biblioteker og museer investerer i disse år mange ressourcer i at give deres brugere og offentligheden bedre adgang til deres fysiske arkiver og samlinger gennem digitalisering og formidling af de digitale kopier på nettet. Denne artikel giver overordnede retningslinjer for digitalisering af kulturarvsmaterialer med fokus på planlægning af digitaliseringsprojekter.

planlægning af digitaliseringsprojekter

Introduktion

Der er stor forskel på digitaliseringsprojekters formål og størrelse, og det er ikke muligt at dække alle aspekter i denne artikel. Målet er i stedet at give et overblik over processerne i et digitaliseringsprojekt med fokus på planlægningsfasen. Her på hjemmesiden kan du også finde artikler om digitalisering af specifikke materialetyper, og sidst i artiklen kan du finde links til mere information om digitalisering.

Planlægning og gennemførelse af digitaliseringsprojekter involverer mange forskellige ekspertiser, og det kan være nødvendigt at søge rådgivning i forbindelse med konkrete projekter. Her kan man evt. kontakte de nationale bevaringsinstitutioner, som har stor erfaring med digitalisering af forskellige materialetyper. Nogle af institutionerne tilbyder også at gennemføre digitaliseringsprojekter mod betaling, ligesom der findes en række private serviceudbydere.

Langt de fleste digitaliseringsprojekter har til formål at give bedre adgang til samlingerne, men der kan også være andre fordele. Ved at give adgang til digitale kopier kan man beskytte originalsamlinger mod tyveri og aflaste dem fra udstilling og håndtering. Forudsat, at de digitale kopier lagres et andet sted end originalerne, kan digitaliseringen også være med til at sikre informationen i tilfælde af, at brand eller andre katastrofer ødelægger originalerne. Endelig er nogle originalmaterialer i så dårlig bevaringstilstand, at digitalisering er den eneste måde at redde informationsværdien på og gøre den tilgængelig.

Hvorvidt samlinger i dårlig bevaringstilstand skal kasseres efter digitalisering eller ej, beror på et fagligt skøn af den, der ejer samlingen. Historien rummer desværre flere eksempler på, at man har kasseret originalmateriale efter digitalisering, hvor det efterfølgende har vist sig, at de digitale kopier havde utilstrækkelig kvalitet eller ligefrem viste sig at være mindre holdbare end originalerne.

Hvis der er tale om samlinger af arkivalier i varetægt hos statslige myndigheder, må arkivalierne kun kasseres, hvis de er skannede til et system, som er godkendt af Rigsarkivet. Tilsvarende regler er på vej for kommuner og regioner. Se regler for anmeldelse af skanning- og digitaliseringsprojekter på Rigsarkivets hjemmeside.

Digitaliseringsprojekter

Digitaliseringsprojekter omfatter en række processer: planlægning, udtagning og klargøring af kulturarvsmaterialerne, digitalisering, efterbehandling, berigelse af filerne med metadata, samt kvalitetssikring af digitaliseringsudstyret og filerne. Hertil kommer bevaring og tilgængeliggørelse af de digitale kopier. I det følgende beskrives planlægningsprocessen.

Planlægning

Inden man kaster sig ud i digitaliseringsprojekter, er det vigtigt at gennemgå hele processen i detaljer, så man kan få planlagt og beskrevet projektet så præcist som muligt. Beskriv også, hvordan projektet skal afrapporteres, så den nødvendige dokumentation oparbejdes, og der samles op på erfaringer til glæde for kommende projekter.

I den forbindelse skal man overveje, om man selv kan løse opgaven eller om hele eller dele af den skal udliciteres til andre. Hvis man vælger at bruge en ekstern leverandør, skal man udover prisen have fokus på, at man får leveret den kvalitet, som man har brug for.

Formålet med digitaliseringsprojektet og målgruppen

Start med at gøre det helt klart, hvad formålet med digitaliseringen er. Skal digitaliseringen give bedre adgang til en samling? Skal den understøtte forskning og formidling? Skal den aflaste, sikre eller erstatte originalen?

Beskriv også målgruppen: Hvem skal bruge de digitale kopier, hvordan og i hvilke sammenhænge skal de formidles? Overvej fx om de digitale kopier kun skal være tilgængelige for institutionens egne brugere, eller om de også er relevante for et nationalt og/eller internationalt publikum, og hvordan brugerne kan få mest muligt ud af dem.

Husk desuden på, at selv om en samling er blevet digitaliseret, betyder det ikke nødvendigvis, at materialet nu er langtidsholdbart. Digitalisering er første skridt på vejen, men hvis man ønsker at sikre sig, at det digitale materiale også er tilgængeligt om fx 100 år, skal man indtænke langtidsbevaring i både proces og budget.

Langtidsbevaring kræver som regel, at man anvender særlige bevaringsformater, mens tilgængeliggørelse ofte forudsætter brug af mere formidlingsvenlige formater. Overvej derfor hvilke formater, der skal bruges til bevaring og formidling.

Ovenstående overvejelser vil aflede tekniske spørgsmål om, hvilke platforme og programmer der skal bruges til tilgængeliggørelse, samt hvilke søge- og præsentationsformer, der er brug for.

Beskrivelse af samlingen (originalmaterialet)

Samlingens opbygning, størrelse og art spiller en helt central rolle for tilrettelæggelsen af digitaliseringsprojekter. Hvordan er samlingen ordnet og registreret? Hvor mange enheder rummer den? Af hensyn til valg af digitaliseringsudstyr er det nødvendigt at vide, hvilke materialetyper der er i samlingen.

Det er også vigtigt at fastlægge samlingernes bevaringstilstand. Er der behov for rensning eller konservering eller for udskiftning af emballeringsmaterialer i forbindelse med digitaliseringen? Kræver materialet specielt digitaliseringsudstyr? Desuden bør der laves en plan for, hvordan de originale samlinger skal bevares efter digitaliseringen.

Teknisk kravspecifikation

Når spørgsmålene omkring formål, målgruppe og originalmateriale er belyst, har man et godt grundlag for at vælge et hensigtsmæssigt digitaliseringssystem og -format samt for at udarbejde en kravspecifikation for metadata og digitaliseringskvalitet.

Valg af digitaliseringsudstyr og tilhørende programmer har stor betydning for hastigheden og kvaliteten af digitaliseringen, herunder økonomien, og det er derfor vigtigt at undersøge markedet grundigt.

Kravspecifikationen skal definere, hvilke metadatastandarder der skal benyttes, og hvilke tekniske og beskrivende metadata filen skal tilføres. Ligeledes skal den fastlægge en systematik for filnavngivningen. Den skal også opstille krav til, hvilken kvalitet optagelserne skal have. Endelig skal den beskrive, hvordan man vil kvalitetssikre produktionen.

Logistik

Hvis der er tale om større projekter, er det vigtigt at planlægge logistikken. Hvordan holder man styr på samlingen i processen, og hvordan undgår man, at der kommer uorden i den? Hvordan og hvornår kommer originaler til og fra digitaliseringsområdet? Er det evt. nødvendigt at akklimatisere materialerne? Hvornår i processen sker evt. sortering og konservering?

Brug fx et regneark, en database eller en wiki til at holde styr på de mange informationer.

Digitaliseringsområde

Det er vigtigt at sikre ordentlige pladsforhold til digitaliseringen. Der skal være god bord- og fralægningsplads til håndtering og montering af originalmaterialet, så man ikke risikerer at beskadige det. Det er også vigtigt, at digitaliseringsområdet kan holdes rent, så man undgår støv og andet snavs, der kan forstyrre digitaliseringen.

Tidsplan og budget

Endelig bør der udarbejdes en tidsplan og et budget for digitaliseringsprojektet. Gennemgå de enkelte processer, og lav et overslag over alle udgifter til udstyr, programmer, licenser og andre materialer, samt udgifter til arbejdskraft, både i forbindelse med etableringen af arbejdsgangene i projektet og til selve digitaliseringen. Udover de omkostninger, der er forbundet med gennemførelse af digitaliseringsprojektet, skal man også huske at tage højde for de løbende omkostninger til bevaring og formidling af de digitale kopier over tid.

Links

Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials”, Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative (FADGI). Vejledningen indeholder bl.a. detaljerede retningslinjer for digitalisering af forskellige materiale typer.

Digitalisering af kulturarven, Endelig rapport fra digitaliseringsudvalget, Kulturministeriet, 2009.

 

Ulla Bøgvad Kejser, Det Kongelige Bibliotek1, januar 2013 / Revideret februar 2015


1. Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek fusionerede pr. 1. januar 2017. Med afdeling i hhv. Aarhus og København er institutionerne nu samlet under navnet: Det Kgl. Bibliotek.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *