Digital bevaring – I gang med digital bevaring

Digital bevaring er et komplekst felt, som kræver mange overvejelser i forhold til, hvor længe man ønsker at bevare, hvilke ting der er vigtigst at bevare, om der er lovmæssige krav, der skal opfyldes osv.

Hvordan kommer jeg i gang med digital bevaring?

Svaret på det spørgsmål afhænger i høj grad af, hvem du er. Offentlige myndigheder er naturligvis underlagt andre lovgivningsmæssige krav til bevaring end privatpersoner og private firmaer. Uanset om din digitale bevaring er styret af lovgivningsmæssige krav eller ej, er det dog vigtigt, at du kommer i gang med at overveje, hvilket digitalt materiale du vil bevare – og hvordan.

Skaf et overblik over materialet

Et rigtig godt sted at starte for alle, uanset om man er privatperson, firma eller myndighed, er at skaffe sig et overblik over, hvilket digitalt materiale, man er i besiddelse af. Find ud af omfanget og find ud af, hvilke formater og typer af databaser, som indgår i samlingen. Hvordan er det organiseret? Findes det som enkeltfiler; er det organiseret i en mappestruktur, eller er der primært tale om indholdet af diverse databaser, som er værd at bevare?

Samling af bevaringsværdige data i mere sikkert miljø

I forbindelse med, at du skaber overblik over dit digitale materiale, finder du muligvis ud af, at du har digitalt materiale liggende på forskellige løse medier (cd’er, dvd’er, usb-stik osv.). Hvis der er tale om materiale, som har mere end kortvarig og forbigående interesse, bør du overveje at samle de data, som findes på de løse medier, i et mere sikkert miljø, f.eks. på en server. Det betyder ikke, at det ikke kan være en udmærket idé at gemme én af dine kopier af bevaringsværdige data off-line på eksempelvis dvd eller bånd. Det skal blot ske struktureret og ensartet, og der skal være styr på opbevaringen og den løbende kontrol af de pågældende medier.

Hvad skal bevares?

Det er nok ikke alt dit digitale materiale, der er værd at bevare for eftertiden. Du bør derfor gøre dig nogle overvejelser om bevaring og kassation. For offentlige myndigheder er det Rigsarkivet, der træffer afgørelse om, hvad der skal bevares på langt sigt, og hvad der kan kasseres, når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for det. Hvis din myndigheds it-systemer og digitale materialer ikke er dækket af aktuelle bevarings- og kassationsbestemmelser, skal du kontakte Rigsarkivet. Det er dog ikke sikkert, at I kan nøjes med kun at efterleve de bevarings- og kassationsbestemmelser, som Rigsarkivet udsteder. I mange tilfælde vil myndighederne have behov for at bevare mere digitalt materiale, end det, Rigsarkivet har besluttet skal bevares for altid. I hvert fald vil der ofte være materiale, som ikke skal bevares for altid, men som har retlig eller administrativ betydning i så lang tid, at der skal træffes forholdsregler for at sikre, at materialet til stadighed er tilgængeligt og læsbart.

Myndigheder kan derfor opdele sit digitale materiale i:

  • materiale, som skal afleveres til offentligt arkiv og bevares for altid. Dette materiale skal kunne konverteres til de bevaringsformater, som fremgår af Rigsarkivets regler.
  • materiale, som myndigheden selv ønsker at bevare på mellemlangt og langt sigt, evt. af hensyn til opfyldelse af retlige krav eller administrative behov
  • materiale, som kun har kortvarig værdi, og hvor det ikke er nødvendigt med en større indsats for at bevare det i den periode, hvor det skal være tilgængeligt

Firmaer og privatpersoner er naturligvis ikke omfattet af bevarings- og kassationsbestemmelser, som er udstedt af Rigsarkivet. Her må man derfor selv vurdere, hvilke retningslinjer, der skal anvendes ved opdeling af materialet i det, der skal bevares på langt eller mellemlangt sigt og det, der kun har kortvarig betydning. Man skal dog være opmærksom på, at der i en række tilfælde kan være fastsat lovgivningsmæssige krav til det antal år, bestemte typer af materiale skal være tilgængeligt. Eksempelvis kræver bogføringsloven, at regnskabsmateriale – også i digital form – skal opbevares på betryggende vis i mindst 5 år.

Mere end én kopi

For alt digitalt materiale bør du overveje, hvor mange kopier, du ønsker at have materialet i, og hvilke medietyper, du ønsker at anvende. Modsat fysisk materiale som papirdokumenter, protokoller osv. har digitalt materiale den styrke, at det kan findes i flere identiske kopier, men på forskellige medier og opbevares på forskellige lokationer. Dette giver i udgangspunktet en større sikkerhed for, at den information, du gerne vil bevare, rent faktisk bliver bevaret og til stadighed kan gøres tilgængelig. Digitale medier har imidlertid en helt anden sårbarhed end fysisk materiale som papir, og man kan af forskellige grunde risikere, at de digitale medier ikke kan læses. Det er derfor nødvendigt at sikre sig, at materialet findes på mere end ét medie, så man undgår, at en dårligt brændt DVD, et bånd fra en dårlig batch eller et uopretteligt servernedbrud medfører tab af uerstattelige data.

Bevaringspolitik og -strategi

Man bør nedfælde de valg, man træffer vedr. bevaring af digitale materialer, i en politik og en strategi for digital bevaring. I politikken kan hovedprincipperne for den digitale bevaring beskrives; man kan sætte rammerne for, hvilket materiale politikken dækker og man kan beskrive, hvordan institutionen forventer at håndtere risici.

Strategien er det dokument, der ud fra rammerne i politikken fastlægger prioriteringer, principper og valg i forhold til institutionens digitale bevaring. Samtidig viser strategien vejen til implementering af de valgte principper og retningslinjer.

I strategien kan man eksempelvis beskrive, hvilke samlinger der skal bevares; hvilke formater, man vil benytte og hvor mange eksemplarer man gemmer på hvilke medier.

Strategien skal klarlægge principper og prioriteringer og er dermed mere konkret end politikken. Indholdet i strategien bør være så præcist, at det er muligt at lave planer for bevaring af de enkelte samlinger ud fra strategiens punkter.

Læs mere om bevaringspolitik og -strategier  i artiklen “Hvordan laver man en bevaringspolitik og -strategi“.

Jan Dalsten Sørensen, Rigsarkivet, februar 2012 / revideret januar 2015

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *