Evalueringens formål
Rigsarkivet gennemførte mellem 2005 og 2008 et projekt, der havde til formål at migrere Rigsarkivets digitale samlinger til tidssvarende formater.
Evalueringen af dette projekt blev afsluttet i 2011. Formålet med evalueringen var todelt. For det første skulle erfaringerne fra FSK-projektet oversættes til engelsk og almengøres, idet der er tale om et unikt projekt, der givetvis har andres interesse et godt stykke ud i fremtiden. For det andet skal erfaringerne hjælpe Rigsarkivet ved fremtidige migreringer. Udarbejdelsen af evalueringsrapporten har taget ét årsværk og er tilgængelig i rapportform på Rigsarkivets hjemmeside.
FSK-projektet
Projektet løb fra 2005-2008 og havde til opgave at løfte Rigsarkivets samling af forskelligartet digitalt materiale fra 1960’erne og op til en tidssvarende bevaringsstandard. Hensigten var at reducere omkostningerne til både tilgængeliggørelse og fremtidige migreringer samt at sikre data og datakvalitet.
Enhver arkiveringsversion (Information Package, jf. OAIS) blev analyseret, migreret og overført til bevaringsmedier. Arbejdet blev udført på et eksisterende, fysisk lukket arkivalienetværk for at opfylde krav om sikkerhed og fortrolighed.
Projektet kostede godt 30 årsværk, og de samlede udgifter til indkøb af software, hardware og eksterne ydelser, beløb sig til godt 1 million kroner.
FSK-projektets arkivalier
FSK-projektet migrerede journaler og registre, herunder eksempelvis CPR-registeret fra 1968, Undervisningsministeriets Elev-, skole- og klassestatistik fra 1963 og Statsskattedirektoratets slutligning fra 1970.
Data og dokumentation fyldte i alt cirka 1,7 TB, bestod af 11.187 filer, lå i knap 200 forskellige strukturer og udgjorde over 2.000 arkiveringsversioner.
De tekniske mål
De overordnede tekniske mål for migreringen var defineret i bevaringsstandarden, bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004, som krævede:
- Fælles format for datafiler
- Fælles struktur for dokumentation, metadata og dokumenter
- Fælles format for dokumenter (TIFF)
Overordnet migreringsprincip: fuld bevaring og bevaring af autenticitet
Rigsarkivet efterlever et princip om, at der ikke foretages efterkassation af arkivalier. Derfor skulle alle data migreres. Knap halvdelen af disse havde ikke blot gammeldags tegnsæt, men kom tilmed fra ældre databasesystemer. Disse gamle, hierarkiske databasestrukturer skulle migreres til relationel form, hvilket indebar risici for ændring af data. Hovedprincippet måtte dog alligevel nødvendigvis være at sikre autenticiteten ved at ændre så lidt som muligt i data, og dokumentere ændringerne, når de var uomgængelige. Til sidst sørgede man for at gemme originalerne, idet reversibilitet ikke var mulig.
Migreringsværktøjer
Rigsarkivet besluttede tidligt i processen at egenudvikle den centrale migreringsapplikation, idet det vurderedes, at opgaven var for speciel til at outsourcing var forsvarlig og rentabel.
Strukturerne og formaterne på de arkivalier, der var afleveret før 1998, var heterogene, og stillede store krav til migreringsapplikationen, som skulle håndtere dem alle. Applikationen blev derfor udviklet til at have plads til afvigelser og endte med at være så fleksibel, at den kunne processere automatiseret migrering af cirka 87 % af arkivalierne.
Selve migreringen
100 % af de nyere arkivalier (post 1998) og 87 % af de ældre arkivalier blev altså migreret på automatiseret vis. Resten skulle formigreres. Ved formigreringsværktøjer forstås mindre programmer, hvis opgave var at forberede input data til migreringsapplikationens standard input format. Hver formigrering blev afviklet med et program udarbejdet specielt til det konkrete formål. Der blev i alt udviklet og tilrettet 175 programmer til de i alt 167 arkivalier, som blev formigreret.
Resultater
Projektets hovedmål blev nået, idet samtlige arkivalier blev migreret, undtagen Rigsarkivets filmsamling.
Målet om at gøre fremtidige migreringer lettere blev ligeledes nået, men en fuldautomatisk migrering af samlingen er endnu ikke mulig: Mange arkivalier i antal, men ikke i datamængde, afveg nemlig fra deres oprindelige bevaringsstandard inden FSK-projektet migrerede dem. Dette betød, at nogle af disse arkivalier også kom til at afvige fra bevaringsstandarden efter migreringen, idet man prioriterede at bibeholde de autentiske data frem for at tilpasse dem og angive, hvorledes man havde tilpasset dem.
Konklusioner
Evaluators overordnede konklusion er, at FSK-projektet, som var (og stadig er) et projekt uden fortilfælde, var af meget høj kvalitet, både hvad angår planlægning, udførelse og produkt.
De vigtigste konklusioner er:
- Budgettet i FSK-projektet blev i hovedtræk overholdt. Budgettet var reelt en bevilling, som skulle overholdes. Der er flere eksempler på, at budgettet blev overholdt på bekostning af andre forhold, såsom produktkvalitet, ydeevne og omfanget af migrerede arkivalier.
- Outsourcing af opgaver betyder ikke friholdelse af udgifter til interne aktiviteter relateret til opgaven. Den interne underopgave, der vedrørte skanningsforberedelse, udgjorde således størstedelen (55 %) af omkostningen til skanning af dokumentation, som var outsourcet.
- Bevaringspolitisk princip koster dyrt, men redder kulturarv. Rigsarkivet efterlever som nævnt princippet om, at der normalt aldrig foretages efterkassation. Derfor risikerer et stort forbrug af ressourcer til bevaring af et fåtal af nedbrudte eller fejlbehæftede arkivalier at kompromittere flertallet af arkivaliernes kvalitetsniveau. Som eksempel kan nævnes, at det tog godt 70 gange længere tid at migrere et ældre, ikke standardiseret arkivalie, end et nyere, standardiseret arkivalie.
- Standardisering af data og værktøjer er en forudsætning for, at digital bevaring bliver økonomisk forsvarlig, fordi kompleksitet og afvigelser er svære at håndtere. F.eks. repræsenterede udviklingen af de værktøjer, som skulle håndtere de ældre arkivalier, godt 80 % af udgifterne til den samlede systemudvikling.
- Utilstrækkelige forundersøgelser i projektforløbet minder om det effektiviserings- og besparelsespotentiale, de kan indeholde. F.eks. blev magnetbåndenes tilstand allerede undersøgt omkring 1995 via stikprøve og fundet tilfredsstillende, hvad den sandsynligvis ikke var. En mediemigrering blev derfor først iværksat 10 år efter med høje omkostninger til følge.
- Den tekniske infrastruktur led under en række mangler og sene beslutninger. F.eks. manglede hardware processorkraft.Migreringen af arkivalier kunne have været foretaget meget hurtigere, og selvom en sen beslutning om indkøb af nyt maskinel hjalp med at overholde tidsplanen, blev det tabte ikke indhentet.
- Fokus på metode og dagligdag er alfa og omega
- Effektiv vidensdeling højner kvaliteten. FSK-projektet skabte gunstige rammer for vidensdeling via dynamiske dokumentsamlinger og online tilgang til relevant information.
- Opretholdt omhu. En stor udfordring var de meget rutineprægede, manuelle og ressourcekrævende opgaver (over 6.000 timer), som nemt kunne resultere i spildtid og fejl. Vidnesbyrd fra projektmedarbejdere samt de data, der kan kontrolleres maskinelt, peger på at arbejdet blev udført omhyggeligt.
Fra Nordisk Arkivnyt, nr 2., 2011
af Alex Thirifays, arkivar ved Rigsarkivet, København.
Revideret 12. februar 2015