Emails

Hvad består en e-mail af, hvorfor er det vigtigt at kunne bevare den, og hvordan gør man det bedst? Svarene er ikke så enkle som den enkelthed, der findes i selve kommunikationsformen, men der er dog forskellige muligheder for at bevare e-mails for eftertiden.


 

Uformel kommunikation med værdi

En e-mail (eller email) opfattes ofte som en mere uformel kommunikationsform. Det skyldes måske den øgede lethed og hastighed, som man ved hjælp af e-mail kan kommunikere med sin omverden på. På trods af denne opfattelse anvendes e-mails dog i stigende grad i alle former for skriftlig kommunikation. Dette gælder også i sammenhænge, der kan have stor betydning og direkte indflydelse for korrespondancens parter både umiddelbart og i et historisk perspektiv.

Hvorfor bevare e-mails?

Der kan være flere grunde til, at man giver sig i kast med langtidsbevaring af e-mails, men generelt sker det oftest fordi:

  1. Der er juridiske krav til journalisering og efterfølgende arkivering af e-mails i forbindelse med den almindelige sagsgang hos fx offentlige myndigheder. Her indgår e-mailkorrespondance på lige fod med andre typer af korrespondance.
  2. En samling e-mails vurderes at have historisk, videnskabelig eller anden tilsvarende samfundsmæssig værdi, der taler for at bevare deres indhold for eftertiden. Det kan fx dreje sig om korrespondancen mellem en række kulturpersonligheder.

Opbygning og lagring af e-mails

I arbejdet med bevaring af e-mails er det centralt at holde en række aspekter, som kendetegner e-mails, for øje. En e-mail er ikke blot et brev med strøm på; det er på én gang både dokument og konvolut. Samtidig kan en e-mail også fungere som transportkanal for fremsendelse af filer.

Ligesom andre digitale kommunikationsformater er e-mails afhængige af en kombination af hardware og software, for at indhold kan fremvises på en meningsgivende måde. Der er dog ofte betydelige forskelle i den måde, hvorpå e-mails lagres på personlige computere og servere. Dette besværliggør arbejdet med langtidsbevaring af e-mails væsentligt.

Teknisk om e-mails

En e-mail består teknisk set af en ‘Header’ og en ‘Body’. En header indeholder en række data med information om afsender, modtager, emne, dato og en række andre informationer om den elektroniske besked. Body indeholder beskedens egentlige indhold i form af ustruktureret tekst eller html-tekst.

En e-mail kan desuden have vedhæftede filer af enhver art, hvilket i bevaringssammenhænge kan være en vanskelig udfordring. Ofte er der tale om, at de vedhæftede filer også selv er dokumenter, fx tekst, regneark, billeder eller andre e-mails. Der kan dog også være tale om pakkede arkiver eller endda programfiler, hvilket kan gøre det svært at opstille helt firkantede regler for, hvorledes de mange typer filer håndteres.

Bevaringen af e-mails skal også give muligheden for at bevare de tilknyttede vedhæftede filer. Samtidig skal man sikre sig, at man bevarer forbindelsen mellem e-mail og eventuelle vedhæftede filer, fx ved at sørge for at information om deres indbyrdes hierarki bevares.

Tidligere løsninger

Da e-mailen endnu var et relativt nyt fænomen, og praksis omkring brug og bevaring af e-mails i fx den offentlige sagsbehandling endnu ikke havde fundet sit naturlige leje, gav det i bevaringssammenhænge i en periode mening at printe e-mails på papir. Dette giver dog tab af korrespondance information, og kan give tab i indholdsinformation, for eksempel, hvis der er links i teksten med skjult http-adresse. Desuden kan en e-mail have vedhæftede filer i formater, som ikke kan gemmes på print.

I takt med at e-mails bruges mere og mere avanceret vis, så er det blevet nødvendigt at gemme dem digitalt for at bevare mest muligt af deres kontekst.

Migrering som løsning

Ved langtidsbevaring af e-mails støder man ind i det problem, at der ikke findes specielle standarder eller formater, der er egnede til at bevare e-mails. Den mest realistiske tilgang til langtidsbevaring af e-mails er baseret på migrering eller konvertering til andre kendte standarder og åbne formater, fx PDF eller TIFF. Der er også tiltag for at finde bevaringsformater, som er bedre til at fange alle informationerne i e-mails.

Løsning for privatpersoner

For privatpersoner, der ønsker at sikre bevaring af egne e-mails, er et skridt i den rigtige retning at sikre, at den samling af e-mails, man ønsker at bevare, er migreret til et åbent format, som fx mbox-formatet. Formatets åbenhed kan bidrage til at sikre, at ens e-mails forbliver læsbare over tid, men det er naturligvis stadig nødvendigt også at sikre data på andre måder, herunder med ekstra kopier på forskellige medier, tjek af dataintegritet mv.

Løsning for bevaringsinstitutioner

For bevaringsinstitutioner er løsningen at betragte e-mails på lige fod med andre dokumenter og lade dem indgå i bevaringen efter de retningslinjer, der i øvrigt er gældende.

For arkiver betyder dette, at man ved bevaring af e-mails fra en dansk myndighed sikrer sig, at e-mailkorrespondancen løbende bliver journaliseret sammen med øvrige dokumenter i myndighedens ESDH-system (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringsSystem). Når ESDH-systemet skal afleveres til arkiv, laver man en samlet arkiveringsversion af systemets indhold. I den forbindelse konverteres alle dokumenter, herunder e-mails inkl. vedhæftede dokumenter, til TIFF-format.

Biblioteker og nogle arkiver modtager donationer i form af e-mail-samlinger. Disse samlinger skal på sigt konverteres til et e-mail bevaringsformat, som så kan bevares efter de retningslinjer, der udarbejdes for digitale materialer i form af e-mails. Der blev i 2013 startet et initiativ, som skal sikre tidlig indsamling af vigtige e-mails. Tidlig skal her forstås som, at man ikke først modtager donationen om fx. 20-50 år, hvor de e-mail formater, vi kender i dag, ikke kan forventes at eksistere længere.

Værktøjer hos Rigsarkivet

Rigsarkivet har udviklet værktøjer til at udtrække e-mails fra Microsoft Outlook’s .pst-format og skabe arkiveringsversioner, som er gyldige efter Rigsarkivets afleveringsregler. Udtrækningen sker sammen med de øvrige dokumenter fra en computers filsystem. Værktøjet er udviklet med henblik på de tilfælde, hvor der indgås aftale om aflevering af privatpersoners digitale arkivalier, men det kan naturligvis også benyttes af privatpersoner, der ønsker at sikre egne arkivalier. Se mere her.

System hos Det Kongelige Bibliotek1

Det Kongelige Bibliotek har udviklet et system kaldet MyArchive, som er beregnet til, at vigtige kulturpersonligheder kan selvaflevere e-mails og vedhæftede dokumenter. Dermed går mails ikke tabt som følge af, at e-mails ikke gemmes. Samtidig kan man hurtigere konvertere til et e-mail bevaringsformat, så information ikke mistes, fordi man ikke længere kender e-mail formatet, når det bliver doneret fx 20 år senere. Se mere her.

Johan Reventlow, Rigsarkivet, maj 2011 

Revideret af Kathrine Hougaard Edsen Johansen, Rigsarkivet januar 2015


1. Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek fusionerede pr. 1. januar 2017. Med afdeling i hhv. Aarhus og København er institutionerne nu samlet under navnet: Det Kgl. Bibliotek. Da Det Kgl. Bibliotek var to adskilte institutioner under udgivelsen af denne side, er teksten beholdt uændret.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *