Politik og strategi – Hvordan laver man en bevaringspolitik og -strategi?

Et godt udgangspunkt for den digitale bevaring er at have styr på rammer, principper og prioriteringer for institutionens digitale bevaring. Men hvordan får man det? Det er her, man har behov for en politik, en strategi og en plan for den digitale bevaring.

Behovet for digital bevaring stiger

Digital bevaring er et forholdsvis nyt område for mange institutioner. Igennem det sidste årti er der blevet genereret mere og mere digitalt materiale, og der er nu samlinger af fx kulturarv, der kun findes digitalt. Der er derfor behov for at strukturere arbejdet med både adgangen til de digitale samlinger og selve bevaringen af de digitale samlinger. Udgangspunktet for en institutions bevaring af digitalt materiale bør være at nå til enighed om en politik og en strategi for den digitale bevaring.

International inspiration

Igennem de seneste år har mange arkiver, biblioteker og andre ejere af digitale samlinger rundt om i verden udviklet politikker og strategier for den digitale bevaring. Da problemstillingen omkring digital bevaring er relativt ny for mange institutioner, starter man ofte helt fra bunden med at udvikle egne politikker og strategier. Efterhånden er der internationalt et stort antal politikker og strategier, som kan inspirere og danne grundlag for arbejdet med at udvikle egen politik og strategi for digital bevaring.

Model for udvikling af politik og strategi for digital bevaring

Den britiske organisation JISC, der arbejder for at udbrede brugen af digitale teknologier, udgav i 2008 en rapport om det at lave politik/strategi for digital bevaring. Rapporten er baseret på en analyse af en lang række politikker og strategier for digital bevaring. Rapporten indeholder en model for, hvordan en politik eller strategi for digital bevaring kan være bygget op, og hvilke elementer den bør indeholde.

Det nu afsluttede projekt, SCAPE, som arbejdede med digital bevaring, fokuserede også på udviklingen af politikker og strategier for digital bevaring og lavede et Catalogue of Policy Elements, hvor det er muligt at få inspiration til udviklingen af politik og strategi for digital bevaring.

Elementer i en politik og strategi

JISC anbefaler i rapporten, at en politik (policy) for digital bevaring kan indeholde følgende elementer:

  1. Principerklæring om vigtigheden af politikken i forhold til organisationen.
  2. Beskrivelse af hvordan politikken passer ind i den organisatoriske kontekst, fx hvordan den passer sammen med organisationens strategier og politikker på andre områder.
  3. Beskrivelse af formål og mål med den digitale bevaring.
  4. Beskrivelse af hvilket indhold politikken dækker.
  5. Identifikation af hvilke procedurer der gør politikken pålidelig, og hvilke forpligtelser politikken tager på sig.
  6. Beskrivelse af retningslinjer og implementering, herunder udvikling af en strategi der beskriver retningslinjer for bevaringen og implementeringen mere præcist.
  7. Ordforklaring.
  8. Versionskontrol af dokumentet selv.

JISC-rapporten forklarer, at punkt 6, retningslinjer og implementering af politikken, kan splittes ud i sit eget dokument, nemlig i en strategi for digital bevaring.

De tre niveauer – politik, strategi og plan

I forlængelse af JISC-rapportens anbefalinger kan man vælge at definere tre niveauer af dokumenter, der er nødvendige for arbejdet med at sikre den digitale kulturarv, nemlig politik, strategi og plan. Der er også organisationer, der skriver politik og strategi sammen i ét dokument, men vi vælger her at beskrive opdelingen, idet både Det Kongelige Bibliotek1 og Statsbiblioteket1 har valgt at arbejde med politik og strategi.

Politik

Politikken forstår vi som det dokument, der sætter rammerne for den digitale bevaring. Politikken sætter den digitale bevaring ind i en organisatorisk kontekst, dvs. politikken gør klart, hvor den placerer sig i komplekset af institutionens andre politikker og strategier. I politikken kan hovedprincipperne for den digitale bevaring beskrives; man kan sætte rammerne for, hvilket materiale politikken dækker; man kan også kort beskrive, hvordan institutionen forventer at finansiere den digitale bevaring; og man kan beskrive, hvordan institutionen forventer at håndtere risici.

Strategi

Strategien definerer vi som det dokument, der ud fra rammerne i politikken fastlægger prioriteringer, principper og valg i forhold til institutionens digitale bevaring. Samtidig viser strategien vejen til implementering af de valgte principper og retningslinjer.

I strategien kan man fx beskrive:

  • hvilke samlinger der skal bevares
  • hvilke formattyper man vil benytte
  • hvordan man vil arbejde med metadata
  • hvordan man vil holde sig opdateret omkring den teknologiske udvikling
  • hvilke konkrete bevaringsstrategier (fx emulering eller migrering) man vælger at benytte
  • hvordan man vil arbejde med at implementere standarder
  • hvordan man begrænser adgangen eller arbejder for at udvide adgangen til den digitale samling

Strategien skal klarlægge principper og prioriteringer og er dermed mere konkret end politikken. Indholdet i strategien bør være så præcist, at det er muligt at lave planer for bevaring af de enkelte samlinger ud fra strategiens punkter.

Plan

Det tredje niveau i arbejdet med den digitale bevaring er planen eller planerne for, hvordan man vil bevare de enkelte digitale samlinger. Man laver planerne, så de fører de prioriteringer og principper, der er fastlagt i strategien, ud i livet.  Man bør typisk lave en plan for hver digitale samling, man har i arkivet. Planen kan indeholde information om samlingen, fx:

  • størrelse
  • formattype(r)
  • metadata
  • antal filer
  • hvem der ejer samlingen
  • hvordan bevaringen skal foregå
  • hvem der har adgang til den arkiverede samling

Planen bliver udgangspunkt for den almindelige pleje og vedligeholdelse af den digitale samling.

Rækkevidde af politik og strategi

Udviklingen i teknologier og mængden af digitalt materiale, der skal bevares, går hurtigere, end vi umiddelbart kan forestille os, og hurtigere end vi kan tage højde for i en politik eller strategi for digital bevaring. I princippet skal politikken og strategien selvfølgelig stræbe mod at bevare de digitale samlinger for evigt eller i hvert fald for de næste 100 år, men det er en næsten umulig opgave at definere pga. den hurtige udvikling. Selvfølgelig skal den lange bevaring være sigtet for politikken og strategien. Samtidig bør politikken og strategien dog være formuleret sådan, at man skaber det bedst mulige grundlag, rammer og principper for at reagere hurtigt, fornuftigt og konsekvent på ændringer i teknologi, samlinger og omverden. På den måde skaber man forudsætninger for digital bevaring på langt sigt. Frekvensen af revision og opdatering af både politik, strategi og plan bør derfor være relativt høj, fx årlig.

Offentligt tilgængelig

Hvis man vil vise sin omverden (brugere, opdragsgivere m.fl.), at man har styr på sin digitale samling og måske endda kvalificere til at blive såkaldt Trustworthy Digital Repository bør i hvert fald politikken for digital bevaring være offentligt tilgængelig fx på institutionens hjemmeside. Offentliggørelse af politik og strategi handler også om synliggørelse og muligheden for at bidrage til og deltage i debatten om den digitale bevaring både nationalt og internationalt. Politikken og strategien bør af denne grund også oversættes til engelsk.

Links til eksempler på politikker og strategier

Det Kongelige Bibliotek: Politik for langtidsbevaring af digitalt materiale (2014)

Det Kongelige Bibliotek: Strategi for langtidsbevaring af digitalt materiale (2014)

Rigsarkivets strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier (2015)

Statsbiblioteket: Politik for digital bevaring (2016)

Statsbiblioteket: Strategi for digital bevaring (2016)

The National Library of Australia: Digital Preservation Policy (4th edition (2013)

British Library: British Library Digital Preservation Strategy (2013)

Schweizerisches Bundesarchiv: Digital Archiving Policy (2009)

JISC report: Digital Preservation Study (2008)

Se også SCAPE-projektets liste over bevaringspolitikker fra biblioteker, arkiver, data-centre og andre

 

Gry Vindelev Elstrøm, Statsbiblioteket, november 2010 / revideret januar 2012 + februar 2013 | revideret april 2015


1. Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek fusionerede pr. 1. januar 2017. Med afdeling i hhv. Aarhus og København er institutionerne nu samlet under navnet: Det Kgl. Bibliotek. Da Det Kgl. Bibliotek var to adskilte institutioner under udgivelsen af denne side, er teksten beholdt uændret.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *