Planlægning – Hvordan laver man en bevaringsplan?

Alle samlinger, der ønskes bevaret digitalt, bør have en bevaringsplan. Bevaringsplanen indeholder en beskrivelse af samlingen og beskriver de konkrete handlinger, der skal ske med samlingen for at bevare den bedst muligt.

Hvad er en bevaringsplan?

Når man planlægger langtidsbevaringen af en digital samling, er det vigtigt at danne sig et overblik over samlingen og dens indhold, så man lettere kan beslutte, hvordan samlingen bedst bevares. Bevaringsplanen skal føre strategien for digital bevaring ud i livet og omsætte de overordnede formuleringer omkring valg af bevaringsstrategi, ansvarsfordeling, brug af metadata mv. til praksis.

Bevaringsplanen omhandler den enkelte samling og skal være så detaljeret, at planen for bevaringen umiddelbart kan føres ud i livet. Samtidig skal den afspejle de beslutninger, der vedrører bevaringen af samlingen på langt sigt og på overordnet niveau. Det er i bevaringsplanen, at de beslutninger, der træffes om samlingen, noteres ned. Strategi og politik for digital bevaring omfatter institutionens overordnede valg for det digitale arkiv og beskriver institutionens prioriteringer for den digitale bevaring generelt. På institutioner, der ejer en mængde samlinger, der er forskellige, hvad angår størrelse, formater, vigtighed mm., kan det være en fordel at udarbejde en bevaringsplan for hver enkelt af disse samlinger.

Hvad kan bevaringsplanen indeholde?

I bund og grund skabes en bevaringsplan, for at man kan svare på spørgsmålene: Hvad skal der ske med samlingen, hvornår skal der handles, og hvordan skal der handles, så samlingen bevares bedst muligt længst muligt? Bevaringsplanen skaber et overblik over de informationer, der er nødvendige for at kunne tage de mest optimale beslutninger for den digitale samling.

For at sikre, at alle elementer i den digitale bevaring tænkes ind i bevaringsplanen, kan man vælge at skabe sin bevaringsplan ud fra de elementer i OAIS-modellen, der vedrører selve de digitale objekter (dvs. Information Packages). Objekterne i en samling kan beskrives ud fra de tre begreber SIP (Submission Information Package), AIP (Archival Information Package) og DIP (Dissemination Information Package):

  • inden indlemmelse (ingest) i arkivet genereres (af en producent eller af arkivet selv) en SIP;
  • i forbindelse med indlemmelse skabes en AIP,
  • og for at formidle en samling skabes en DIP.

Denne opdeling kan gøre det nemmere at beskrive i bevaringsplanen, hvilke beslutninger der skal tages, og hvilke handlinger der skal planlægges i de forskellige faser af bevaringen. Fokus vil ligge på AIP, men beslutningerne om, hvad der skal ske med en samling inden indlemmelse og efterfølgende ved formidling af objektet ud af arkivet, vil kunne påvirke de beslutninger, der træffes om bevaringen, da bevaring altid har som et af sine hovedformål at sikre adgang til de digitale materialer over tid.

Beskrivelse af samlingens indhold

En bevaringsplan kan typisk indledes med en detaljeret beskrivelse af samlingens indhold og historik for samlingen. Samlingens størrelse, formater, antal objekter, metadata, samlingsejer, status, ophav mv. kan opsummeres her. Det er også her, man kan notere, om samlingen er enkeltstående, del af en større samling (som muligvis er placeret et andet sted) eller fx indkommer løbende.

Den indledende informationsopsamling sker, for at man opnår en forståelse af, hvilken samling man har med at gøre.

Strategi og politik omsat til praksis

Udgangspunktet for at kunne træffe beslutninger om bevaringen af samlingen er at gøre sig klart, hvordan man konkret vil omsætte politikkens og strategiens beslutninger og principper til at gælde for den specifikke samling, man er ved at udarbejde en bevaringsplan for. Her kommer fx strategiens beslutninger om bitbevaring og logisk bevaring i spil.

Man skal bl.a. træffe beslutninger om, i hvor mange kopier og hvor samlingen skal bevares, og om samlingen skal migreres til et andet format inden indlemmelse i arkivet. Man skal overveje, hvornår det vil være passende at migrere samlingen efter indlemmelse i arkivet, eller i hvert fald have en plan for hvordan man overvåger samlingen i forhold til teknologi og både nutidige og fremtidige brugere, så man sikrer, at der kan handles i tide. Herudover skal der tages stilling til, hvordan samlingen skal overvåges, fx ved hjælp af stikprøver (logisk bevaring) eller checksummer (bitbevaring), og man skal notere sig, om data i samlingen er karakteriserede og validerede mm. Et vigtigt element i bevaringsplanen er en tydelig markering af, hvem der er ansvarlig for hvilke beslutninger og handlinger hvornår.

Værktøjer til ”preservation planning”

Internationalt arbejdes der på at skabe værktøjer, der kan lette og automatisere de beslutninger, der skal tages for at bevare en samling. Værktøjerne inden for ”preservation planning” forsøger at svare på, hvornår og om en samling skal migreres og i givet fald til hvilket format og hvordan. Plato er et af disse værktøjer, hvor man ved at besvare en lang række spørgsmål om samlingen, bliver vejledt omkring den mest optimale strategi for bevaring. De værktøjer, vi har fundet, er dog stadig under udvikling og viser sig temmelig uoverskuelige i brug. Derfor kan en håndholdt løsning med en opdateret bevaringsplan i dokumentform kombineret med løbende teknologi-overvågning være en mere farbar vej for de fleste, indtil et færdigudviklet ”preservation planning” produkt foreligger.

Omkostningsestimering

Hvis man ikke på institutionen har et centralt sted, hvor man noterer omkostningsestimering for samlingen ned, kan det være en god idé at lave et afsnit i bevaringsplanen, der beskriver, hvilke omkostninger ved bevaring af samlingen man kan forestille sig. Man kan eventuelt også lave et overslag over, hvilke omkostninger der vil være ved at klargøre samlingen til bevaring og indlemme samlingen i arkivet, og man kan forsøge at beregne, hvad det vil koste at stille samlingen til rådighed for brugerne i et format, der er egnet til formidling. Læs mere om omkostningsberegning her.

Tilgængeliggørelse

Overvejelser og beslutninger omkring tilgængeliggørelse og formidling af samlingen kan noteres i bevaringsplanen, da beslutninger herom kan have indflydelse på de beslutninger, der angår bevaringen. Her skal man gøre sig klart, hvilken proces der skal sættes i gang for at skabe en DIP (Dissemination Information Package). Der skal fx tages stilling til, om bevaringsformatet er det samme som formidlingsformatet, hvilke rettigheder og adgangsbetingelser der knytter sig til samlingen, og hvilke brugergrupper der kan have interesse i at have adgang til samlingen.

Revision af bevaringsplan

Det er vigtigt at sikre jævnlig opdatering af planen. Hvor institutionens politik og strategi for digital bevaring typisk vil blive opdateret årligt eller hvert andet år, skal bevaringsplanen opdateres, så snart der træffes nye beslutninger, og så snart beslutninger føres ud i livet, dvs. hver gang der sker ændringer i forhold til samlingen.

Den ovenfor skitserede bevaringsplan vil være meget omfattende, og her opfattes hver samling i arkivet som en unik og selvstændig samling, der skal bevares. Man kan vælge at opdele arbejdet med at planlægge bevaringen i andre områder og faser end de nævnte. Det kan være, at man vælger at arbejde med omkostningsestimering for alle arkivets samlinger under ét, eller at man vælger at holde alt om tilgængeliggørelse ude af sin bevaringsplan. Tanken med en samlet og omfattende bevaringsplan er at sikre, at ingen informationer om samlingen drukner i arkivets samlede mængde af informationer.

Få mere information

Hvis du vil vide mere, så læs de følgende case studies om bevaringsplanlægning

From TIFF to JPEG 2000? Preservation Planning at the Bavarian State Library Using a Collection of Digitized 16th Century Printings af H. Kulovits, A. Rauber, A. Kugler, M. Brantl,T. Beinert og A. Schloger.

Digital Folklore Preserved for the Future. A Case Study of the Use of Planets in Preserving the Digital Collection of the Danish Folklore Archives, The Royal Library, Denmark af L. Chivers, M. Holm Pedersen, T. Hejlskov Larsen og E. Warburg.

En lidt alternativ introduktion til, hvorfor bevaringsplanlægning er så vigtigt, kan ses i tegnefilmen ”Team Digital Preservation and the Arctic Mountain Adventure”, som bl.a. nogle af folkene bag Planets-projektet om langtidsbevaring har været med til at lave.

Gry Vindelev Elstrøm, Statsbiblioteket1, maj 2011 | revideret januar 2012 | revideret april 2015


1. Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek fusionerede pr. 1. januar 2017. Med afdeling i hhv. Aarhus og København er institutionerne nu samlet under navnet: Det Kgl. Bibliotek.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *