Projekt RETRO – digitalisering af sognerådsprotokoller

RETRO (for retrodigitalisering) er nyt projekt i ODA (Organisationen Danske Arkiver) om digitalisering og transskribering af kommunalbestyrelsernes protokoller. Det er et landsdækkende projekt, hvor alle arkiver i ODA og Sammenslutningen af Lokalarkiver kan deltage. Projektet bygger på erfaringer fra Aarhus Stadsarkiv, som er projektholder.

Om kommunalbestyrelsernes protokoller

Kommunalbestyrelsen (byråd og sogneforstanderskab/sogneråd) er omdrejningspunktet i det kommunale selvstyre. Dens beslutningsdokumenter er centrale for det kommunale arkiv og for historieforskning lokalt og nationalt. De indeholder fortællingen om den lokale udmøntning af statslige politikker og kilder til det politiske liv fra græsrødder til organisationer og partier.

Kommunalbestyrelsen er også arbejdsgiver og udfører af stort og småt. Dens beslutningsprotokoller er dermed en indgang til både konkrete menneskeskæbner og politiske beslutninger, det strategiske niveau og til forvaltningsniveauet.

Formål

  • RETRO skal medvirke til at koordinere og styrke arkivernes digitaliseringsindsats.
  • RETRO skal fremme brugerinddragelse i arkivernes digitale aktiviteter i form af crowdsourcing og lokale netværk.
  • RETRO skal fortælle lokale historier og fremdrage lokale beslutninger, der kan danne bagtæppe og inspiration for både den nationale og den lokalhistoriske formidling.
  • Danske arkiver ønsker gennem RETRO at bidrage til internationalt udviklingsarbejde inden for tekstgenkendelse, digital arkivformidling og crowdsourcing.

READ-samarbejde

Projektet har lavet en samarbejdsaftale med EU-projektet READ.

READ står for Recognition and Enrichment of Archival Documents og projektet har til formål at udvikle en teknologi til at genkende håndskrift i historiske dokumenter. Hertil kræves en stor mængde transskriberet tekst, der kan tjene som sammenligningsgrund, og det er dette materiale, som projektets deltagere- blandt andre – kan levere gennem brug af READs gratis transskriberingsprogram. Projektets deltagere genererer transskriberet materiale til READ (og derigennem naturligvis også til sig selv), og READ stiller deres teknologiske services til rådighed, hvilket bl.a. gør det muligt for projektets deltagere at få gjort deres samlinger søgbare og let tilgængelige for arkivet og brugerne.

Hvad skal man kunne for at være med i projektet og levere?

De enkelte arkiver uploader selv digitale billeder af deres protokoller til programmet, Transkribus, der drives af READ. Det er også i dette program transskriberingen foregår. Foruden en basal forståelse for it, skal man således selv levere de affotograferede eller skannede protokoller, og de skal være af en ordentlig kvalitet. Ydermere skal man også selv rekruttere frivillige eller stille personale til rådighed til transskribering.

Formidling og tilgængelighed

For at få vist sine digitale filer og søge i det transskriberede materiale, kan man enten vælge at hente kopier af sine filer og tekster gennem READs værktøj – og lave en lokal løsning til formidling af sit materiale – eller man tilgå og søge i sit materiale direkte i READs værktøj. I slutningen af året vil READ ydermere lancere en tjeneste, hvor man via en hjemmeside kan søge i og få vist sit eget protokolmateriale.

Det er ODA’s hensigt at udvikle en projekt-hjemmeside, der giver indblik i fremdragne historier og erfaringer og skaber overblik over deltagere, progression, ’succesrater’ fra READ osv. Relevante tilgængelighedsregler skal overholdes. Mange protokoller er f.eks. opdelt i åbne og lukkede sager. For lukkede sager anbefaler ODA, at man som udgangspunkt anvender Arkivlovens regler (75 år). Åbne sager, anbefaler ODA, at man kan offentliggøre, hvis data tidligere har været offentliggjort (jf. svar fra Kulturministeriet til Frederikssund Kommune, 7/11 2016).

Hvordan kommer man med?

Find flere informationer her eller kontakt Aarhus Stadsarkiv på mail stadsarkiv@aarhus.dk for at vide mere om projektet, og hvordan man deltager.

Projektmedarbejder er arkivar Martin Philipsen Mølgaard, it-udvikler er Claus Juhl Knudsen og projektleder er Søren Bitsch Christensen, Aarhus Stadsarkiv.